Integraciones de Citas
Conecte Google Calendar, Outlook o Calendly para que la IA agende citas para los clientes.
Descripción general
La integración de citas permite a la IA verificar disponibilidad y agendar citas durante llamadas telefónicas. La IA lee su calendario en tiempo real, ofrece horarios disponibles y crea la reservación — todo sin intervención humana.
Abra esta página en: ai.i118.com/app/appointments
La integración de citas es opcional. Si su negocio no toma citas por teléfono, omita esta página.
La integración de citas no está disponible para todos los tipos de sub organización. Si su tipo de sub organización no soporta citas, verá un banner de advertencia en lugar de las opciones de configuración.
Las integraciones de citas son generalmente gratuitas para conectar. Excepción: Calendly requiere un plan Standard o superior.
¿Qué tipos de sub organización usan esta página?
La página de Citas solo está disponible para los tipos de sub organización Contractor y Personal Assistant:
| Tipo de sub organización | Página Citas | Página POS | Dónde se configuran las citas |
|---|---|---|---|
| Contractor | Sí | No | Esta página — conecte Google Calendar, Outlook o Calendly |
| Personal Assistant | Sí | No | Esta página — conecte Google Calendar, Outlook o Calendly |
| Restaurant | No | Sí | Información del Negocio e Instrucciones + página de Integraciones POS |
| Retail | No | Sí | Información del Negocio e Instrucciones + página de Integraciones POS |
| Information | No | No | Citas no soportadas |
Si usted es una sub organización de tipo Restaurant o Retail, no verá la página de Citas en su barra lateral. Su configuración de reservaciones/citas se administra a través de la página de Información del Negocio e Instrucciones (interruptores principales) y la página de Integraciones POS (configuraciones específicas del proveedor una vez conectado el POS).
Cómo difiere la configuración de citas por tipo de sub organización
Las sub organizaciones de Contractor y Personal Assistant administran todo en esta página:
- Habilitar/deshabilitar citas, conectar un proveedor de calendario, configurar duración, tiempo de espera y todas las configuraciones de reservas directamente
- Los proveedores de calendario (Google Calendar, Outlook, Calendly) administran la disponibilidad a través de su Horario de Operación (para Google/Outlook) o la configuración propia de Calendly
Las sub organizaciones de Restaurant y Retail tienen un flujo diferente:
- El interruptor Permitir Reservaciones/Citas y el interruptor Tomar Depósito están en la página de Información del Negocio e Instrucciones
- Una vez conectado un POS, configuraciones adicionales de citas (servicio, miembro del equipo, capacidad) aparecen en la página de Integraciones POS
- Algunas configuraciones como tiempo de anticipación y ventana de reservación pueden volverse solo lectura cuando son administradas por Square — vea la documentación de Integraciones POS para más detalles
Las sub organizaciones de Information no soportan citas ni reservaciones.
Habilitar citas
Antes de conectar un proveedor de calendario, primero debe habilitar la función de citas usando los interruptores en la parte superior de la página.
Permitir Citas / Permitir Reservaciones
Este interruptor habilita o deshabilita la capacidad de la IA de agendar citas por teléfono. Las sub organizaciones de Restaurante ven esto como Permitir Reservaciones; todos los demás tipos de sub organización ven Permitir Citas.
Cuando este interruptor está desactivado, la IA no ofrecerá agendar citas a los clientes incluso si hay un calendario conectado.
Tomar Depósito
Este interruptor aparece solo cuando Permitir Citas/Reservaciones está habilitado. Cuando está activado, la IA solicita información de pago al cliente antes de confirmar la reservación.
El ajuste Tomar Depósito recopila información de pago de los clientes por teléfono. Asegúrese de cumplir con los requisitos PCI-DSS y regulaciones locales antes de habilitar esta función. Pruebe minuciosamente antes de activar.
Ajustes de programación pre-integración
Cuando Permitir Citas está habilitado pero no hay un proveedor de calendario conectado, aparece un acordeón de Ajustes Adicionales donde puede configurar:
| Ajuste | Descripción |
|---|---|
| Tiempo Mínimo de Anticipación | Con cuánta anticipación debe agendarse una cita (ej., 2 horas significa que los clientes no pueden reservar dentro de las próximas 2 horas) |
| Ventana Máxima de Reservación | Qué tan lejos en el futuro puede reservar la IA (ej., 30 días significa sin citas más allá de 30 días desde hoy) |
Estos ajustes aplican cuando la IA usa su Horario de Operación para la disponibilidad en lugar de un calendario conectado.
Después de guardar, haga clic en Guardar Ajustes en la parte superior de la página (estos ajustes se guardan por separado de los ajustes de integración a continuación).
Conectar un proveedor de calendario
Debajo de los interruptores de citas, verá botones para cada proveedor soportado. Solo puede estar conectado a un proveedor a la vez — una vez conectado, los botones de los otros proveedores se deshabilitan.
Conectar Google Calendar
La calidad de reproducción de YouTube puede ser baja por defecto. Si hace falta, haga clic en el ⚙️ y cambie la calidad a 1080p manualmente. Para activar o desactivar los subtítulos, haga clic en el 🇨🇨.
Haga clic en Conectar Google Calendar
En la página de Citas, haga clic en Conectar Google Calendar.
Inicie sesión en Google
Será redirigido a la página de autorización de Google. Inicie sesión con la cuenta de Google que tiene el calendario que quiere que la IA use.
Otorgue permisos de calendario
Permita que la IA lea y escriba eventos en su calendario.
Seleccione un calendario
Si su cuenta de Google tiene múltiples calendarios, seleccione en cuál la IA debe agendar desde el menú desplegable de Calendario.
Configure ajustes de reservación
Establezca su duración, ubicación de reunión y otras preferencias (vea ajustes abajo).
Pruebe
Vaya a Pruebas, active Habilitar Citas, e intente agendar una cita de prueba.
Estado conectado
Una vez conectado, verá:
- El Nombre y Email de la cuenta conectada
- Un banner verde Conectado a Google Calendar
- Botón Reautenticar — actualiza su conexión OAuth de Google
- Botón Desconectar — elimina la conexión de Google Calendar completamente
La disponibilidad de Google Calendar se basa en su Horario de Operación, no en las horas laborales integradas de Google Calendar. Asegúrese de que su Horario de Operación esté configurado correctamente.
Ajustes de Google Calendar
| Ajuste | Descripción |
|---|---|
| Calendario | Seleccione qué Google Calendar la IA lee y escribe. Puede elegir cualquier calendario de su cuenta de Google. |
| Duración | Duración predeterminada de la cita. Presets: 15, 30, 45, 60, 90 o 120 minutos. O elija Personalizado e ingrese cualquier valor (mínimo 15 minutos, máximo 1 día). Las duraciones personalizadas pueden especificarse en minutos, horas o días. |
| Ubicación de la Reunión | Texto opcional que aparece en el evento del calendario (ej., dirección de su oficina o "Llamada telefónica"). Máximo 500 caracteres. |
| Capacidad Ilimitada | Cuando está habilitada, la IA no verifica conflictos en el calendario — permite reservaciones ilimitadas en cualquier horario. Cuando está deshabilitada, cada horario solo puede tener una reservación. |
Ajustes adicionales (acordeón)
Expanda el acordeón de Ajustes Adicionales para configurar:
| Ajuste | Descripción |
|---|---|
| Tiempo Mínimo de Anticipación | Con cuánta anticipación debe agendarse una cita |
| Ventana Máxima de Reservación | Qué tan lejos en el futuro puede reservar la IA |
| Tiempo de Margen | Espacio mínimo entre reservaciones consecutivas. Solo se muestra cuando Capacidad Ilimitada está desactivada. |
Conectar Calendario de Outlook
La calidad de reproducción de YouTube puede ser baja por defecto. Si hace falta, haga clic en el ⚙️ y cambie la calidad a 1080p manualmente. Para activar o desactivar los subtítulos, haga clic en el 🇨🇨.
Haga clic en Conectar Outlook
En la página de Citas, haga clic en Conectar Outlook.
Inicie sesión en Microsoft
Será redirigido a la página de autorización de Microsoft. Inicie sesión con su cuenta de Microsoft.
Otorgue permisos de calendario
Permita que la IA lea y escriba eventos del calendario.
Configure ajustes de reservación
Establezca sus preferencias (vea ajustes abajo).
Pruebe
Vaya a Pruebas, active Habilitar Citas, e intente agendar una cita de prueba.
Estado conectado
Igual que Google Calendar — verá los detalles de la cuenta, un banner verde de conexión, y botones de Reautenticar / Desconectar.
La disponibilidad de Outlook Calendar se basa en su Horario de Operación, no en las horas laborales integradas de Outlook. Asegúrese de que su Horario de Operación esté configurado correctamente.
Ajustes de Outlook Calendar
| Ajuste | Descripción |
|---|---|
| Calendario | La integración de Outlook está bloqueada a su calendario principal. A diferencia de Google Calendar, no puede seleccionar un calendario diferente. |
| Duración | Mismos presets (15/30/45/60/90/120 min) y opción Personalizado que Google Calendar. |
| Ubicación de la Reunión | Texto opcional para la ubicación del evento. Máximo 500 caracteres. |
| Capacidad Ilimitada | Mismo comportamiento que Google Calendar — activa o desactiva si la IA verifica conflictos en el calendario. |
Ajustes adicionales (acordeón)
Igual que Google Calendar:
| Ajuste | Descripción |
|---|---|
| Tiempo Mínimo de Anticipación | Con cuánta anticipación debe agendarse una cita |
| Ventana Máxima de Reservación | Qué tan lejos en el futuro puede reservar la IA |
| Tiempo de Margen | Espacio mínimo entre reservaciones consecutivas (solo se muestra cuando Capacidad Ilimitada está desactivada) |
Conectar Calendly
La calidad de reproducción de YouTube puede ser baja por defecto. Si hace falta, haga clic en el ⚙️ y cambie la calidad a 1080p manualmente. Para activar o desactivar los subtítulos, haga clic en el 🇨🇨.
Haga clic en Conectar Calendly
En la página de Citas, haga clic en Conectar Calendly.
Autorice
Inicie sesión en Calendly y otorgue permiso para que el asistente de IA acceda a sus tipos de eventos y programación.
Seleccione tipos de eventos
Elija qué tipos de eventos de Calendly la IA debe usar para reservaciones por teléfono. Debe seleccionar al menos un tipo de evento.
Pruebe
Vaya a Pruebas, active Habilitar Citas, e intente agendar una cita de prueba.
La integración con Calendly requiere un plan Standard de Calendly o superior (plan de pago). El plan gratuito no soporta el acceso API necesario para esta integración.
Estado conectado
Una vez conectado, verá:
- El Nombre y Email de la cuenta conectada
- URI de Organización de Calendly y URI de Usuario
- Un banner verde Conectado a Calendly
- Botones de Reautenticar y Desconectar
Calendly gestiona su propia disponibilidad, duración y ajustes de margen. Estos se configuran en Calendly, no en este panel. No verá ajustes de Duración, Ubicación de Reunión, Capacidad Ilimitada o Tiempo de Margen cuando esté conectado a Calendly.
Tipos de eventos de Calendly
Después de conectar, un menú desplegable de selección múltiple le permite elegir qué tipos de eventos de Calendly la IA puede agendar. Puede seleccionar múltiples tipos de eventos.
- Haga clic en Actualizar para obtener los tipos de eventos más recientes de Calendly después de hacer cambios allí
- Debe seleccionar al menos un tipo de evento
Después de hacer cambios en Calendly (agregar/eliminar tipos de eventos, cambiar disponibilidad), haga clic en Actualizar en esta página para resincronizar.
Requisitos de Calendly
Para que la integración telefónica con IA funcione correctamente con Calendly:
- Plan Standard o superior — se requiere acceso API
- Los tipos de eventos deben ser gratuitos — la IA no puede procesar eventos pagos de Calendly
- Todas las preguntas deben ser opcionales — las preguntas personalizadas requeridas pueden bloquear reservaciones ya que la IA recopila información verbalmente y la mapea a campos estándar
- Agregue una pregunta "Summary" — si quiere que la IA pase un resumen de la reservación a Calendly, agregue una pregunta personalizada titulada "Summary" a su tipo de evento. La IA la llenará con los detalles del cliente.
Cómo funciona la reservación de citas
- El cliente pide agendar una cita
- La IA verifica su calendario conectado para horarios disponibles (usando su Horario de Operación para Google/Outlook, o la disponibilidad propia de Calendly)
- La IA ofrece horarios disponibles al cliente
- El cliente selecciona un horario
- La IA crea el evento en su calendario y confirma con el cliente
- Usted recibe una notificación con los detalles de la reservación
Problemas comunes
- Verifique el tiempo mínimo de anticipación — si está muy alto, los horarios próximos se excluyen
- Para Google Calendar, verifique que el calendario correcto esté seleccionado en el menú desplegable de Calendario
- Para Outlook, recuerde que solo el calendario principal se usa
- Verifique que los eventos existentes no estén bloqueando los horarios — la IA respeta todos los eventos en el calendario conectado (a menos que Capacidad Ilimitada esté activada)
- Verifique que la ventana máxima de reservación no esté cortando fechas válidas
- Importante: Google y Outlook usan su Horario de Operación, no las horas laborales integradas del proveedor. Asegúrese de que sus horas estén configuradas correctamente.
- Verifique el estado de conexión en la página de Citas
- Verifique que la reservación aparece en Pedidos
- Intente hacer clic en Reautenticar para actualizar sus credenciales OAuth
- Si eso no funciona, desconecte y reconecte el calendario
- Asegúrese de haber otorgado permisos de escritura durante la autorización
La IA verifica disponibilidad en tiempo real, pero si dos clientes reservan el mismo horario simultáneamente, la superposición es posible. Desactive Capacidad Ilimitada y use un Tiempo de Margen entre citas para reducir este riesgo.
- Haga clic en Actualizar para obtener los tipos de eventos más recientes de Calendly
- Verifique que su plan de Calendly sea Standard o superior
- Asegúrese de que los tipos de eventos estén activos (no en borrador ni eliminados) en Calendly
- Asegúrese de que los tipos de eventos seleccionados sean gratuitos — los eventos pagos no son soportados
- Verifique que todas las preguntas personalizadas en el tipo de evento estén configuradas como opcionales
- Si recientemente cambió tipos de eventos en Calendly, haga clic en Actualizar en esta página
Esto es esperado — la integración de Outlook solo soporta su calendario principal. Si necesita agendar en un calendario diferente, considere usar Google Calendar en su lugar.
El tiempo de margen solo aparece cuando Capacidad Ilimitada está desactivada. Habilite la verificación de conflictos del calendario primero, luego el ajuste de margen aparecerá en el acordeón de Ajustes Adicionales.
Last updated 1 week ago
Built with Documentation.AI